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マイナンバー対策 保管・廃棄編

2015年10月からマイナンバーが住民票の住所に簡易書留で通知されます。 来年(平成28年)1月から順次、マイナンバーの利用が始まります。

社会保障、税、災害対策の行政の3分野で利用されますが、民間事業者もマイナンバーを扱います。パートやアルバイトを含む従業員を雇用するすべての民間事業者が対象ですので、個人事業主もマイナンバーを取り扱います。内閣府から事業者向けに注意すべきポイントが発表されておりますが、その中にマイナンバーの保管・廃棄があります。

内閣府)マイナンバー社会保障・税番号制度 中小企業のみなさんへ より

事業者が注意すべき4つのポイント(内閣府発表)

  • マイナンバーを含む個人情報は必要がある場合だけ保管が認められます。
    (例)雇用契約などの継続的な関係がある場合
    法令で一定期間保存が義務付けられている場合
  • 必要がなくなったらマイナンバーを廃棄又は削除するというルールを取扱担当者に浸透させてください。
    (例)税や社会保険の手続で使わなくなり、法令で定められた保存期間を経過した場合
  • 保管義務期間が決まっている場合、その期間はマイナンバーも保管できます。
  • 廃棄や削除を前提に、書類やデータのファイリングの仕方などを工夫してください。
  • シュレッダーなど、復元できないように廃棄できる方法を検討し、準備してください

シュレッダー

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マイナンバーが記載された書類の保管は必要最低限とされています。保存期間が過ぎたものなど、必要がなくなったマイナンバーの廃棄が義務づけられます。ただし、マイナンバーを書いた書類は、そのままゴミ箱に捨ててはいけません。復元不可能な程度に細断可能なシュレッダーなどで廃棄することが求められます。


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